Les frais de déplacement professionnel sont un casse-tête récurrent pour les entreprises. Le salarié avance les dépenses, conserve ses tickets, remplit une note de frais, la transmet au service comptable qui vérifie, valide, puis procède au remboursement. Ce processus, répété chaque mois pour chaque collaborateur, mobilise un temps considérable des deux côtés.
Et ce n’est pas qu’une question de temps. Les justificatifs égarés, les erreurs de saisie, les retards de remboursement et la récupération de TVA incomplète représentent un coût réel pour l’entreprise. Selon la taille de la flotte et le nombre de déplacements, ces frais cachés s’accumulent vite.
Il existe pourtant des solutions pour simplifier radicalement cette gestion. La carte Fleet de TotalEnergies permet de supprimer les avances de frais, d’éliminer les notes de frais papier et de centraliser toutes les dépenses de mobilité sur une facture unique. Voici comment.
Frais de déplacement professionnel : ce que dit la réglementation
En France, l’employeur est tenu de rembourser les frais engagés par un salarié dans le cadre de ses déplacements professionnels. Cela couvre le carburant, les péages, le stationnement, l’entretien du véhicule lié à l’usage professionnel, et dans certains cas les repas et l’hébergement.
Deux modes de remboursement coexistent. Le remboursement au réel, où le salarié fournit les justificatifs de chaque dépense et l’entreprise rembourse le montant exact. Et le remboursement forfaitaire, basé sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, qui couvre l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel.
Dans les deux cas, l’URSSAF impose des limites. Les remboursements au réel doivent être appuyés par des justificatifs valides. Les indemnités forfaitaires ne doivent pas dépasser les barèmes en vigueur, sous peine d’être requalifiées en avantage en nature et soumises à cotisations sociales. La rigueur dans le traitement de ces frais n’est pas optionnelle.
Plus de notes de frais, plus d’avances : passez à la facture unique avec la carte Fleet.
Les problèmes concrets de la gestion manuelle des frais de déplacement
Des avances de frais qui pèsent sur les salariés
Le premier irritant, c’est l’avance de frais. Le collaborateur paie de sa poche le carburant, le péage, le parking, parfois le lavage du véhicule. Il attend ensuite le traitement de sa note de frais pour être remboursé. Selon les entreprises, ce délai peut aller de quelques jours à plusieurs semaines. Pour un commercial qui fait de la route tous les jours, les montants avancés sur un mois peuvent devenir significatifs.
Des notes de frais chronophages et sources d’erreurs
Côté administratif, la note de frais est un processus lourd. Le salarié doit conserver chaque ticket, remplir un formulaire (papier ou numérique), détailler chaque dépense, y joindre les justificatifs. Le service comptable doit ensuite vérifier la conformité de chaque ligne, contrôler les montants, s’assurer que les justificatifs sont lisibles et complets, puis procéder au remboursement.
Les erreurs de saisie sont fréquentes : un montant mal reporté, un justificatif manquant, une dépense classée dans la mauvaise catégorie. Chaque anomalie génère un aller-retour entre le salarié et la comptabilité. Sur une flotte de dix ou vingt véhicules, le volume de notes de frais à traiter chaque mois représente une charge de travail non négligeable.
Frais de déplacement professionnel : une récupération de TVA souvent incomplète
La TVA sur le carburant professionnel est en grande partie récupérable. Depuis 2022, les règles sont alignées entre l’essence et le gazole : le taux de récupération est de 100 % pour les véhicules utilitaires et de 80 % pour les véhicules de tourisme. Pour le GPL et le GNV, la TVA est récupérable à 100 % quel que soit le type de véhicule. Sur l’électricité utilisée pour la recharge, la TVA est également récupérable à 100 %.
Encore faut-il disposer des justificatifs conformes. Un ticket de caisse illisible, une facture incomplète, un montant de TVA non détaillé : autant de raisons pour lesquelles des entreprises passent à côté d’une partie de la TVA à laquelle elles ont droit. Sur une année complète, les montants concernés ne sont pas anecdotiques.
La carte Fleet de TotalEnergies : une réponse directe à ces problèmes
La carte Fleet a été conçue pour éliminer les frictions liées à la gestion des frais de déplacement professionnel. Son principe repose sur trois engagements affichés : 0 avance de frais, 0 note de frais, 1 facture unique détaillée.
Plus d’avance de frais pour le collaborateur
Le salarié utilise sa carte Fleet pour régler ses dépenses professionnelles : carburant, recharge électrique, lavage, parking, péage si équipés de télépéages Liber-t ou PASSango et entretien pare-brise. L’entreprise est facturée directement. Le collaborateur n’avance rien, ne conserve aucun ticket, ne remplit aucune note de frais.
Une facture unique pour toutes les dépenses de mobilité
Toutes les transactions effectuées avec la carte Fleet sont regroupées sur facture unique. Carburant chez TotalEnergies (3 300 stations en France, réseau dans 12 pays en Europe), recharge électrique (99 % des bornes en France), lavage dans les 1 100 centres Wash, stationnement dans les 2 000 parkings partenaires (Onepark, Indigo Neo, Ector), entretien chez les 830 centres Carglass, péages via le badge Liber-t : tout apparaît sur le même document.
Pour le service comptable, c’est un changement radical. Une seule facture à traiter au lieu de dizaines de notes de frais individuelles. Les montants de TVA sont détaillés par type de dépense, ce qui facilite la récupération. Le risque d’erreur est réduit au minimum.
Un suivi en temps réel des dépenses
L’outil de gestion en ligne de la carte Fleet permet de suivre les dépenses de chaque véhicule en temps réel. Le gestionnaire de flotte peut paramétrer chaque carte individuellement : fixer des plafonds de dépenses, restreindre les catégories d’achats autorisés, mettre en place des alertes. Si un collaborateur dépasse un seuil inhabituel, le gestionnaire est prévenu immédiatement.
Ce niveau de contrôle remplace avantageusement le processus de vérification a posteriori des notes de frais. Au lieu de découvrir une anomalie trois semaines après la dépense, le gestionnaire la détecte en temps réel.
Qui est concerné par la carte Fleet ?
La carte Fleet s’adresse à toutes les entreprises disposant d’une flotte de véhicules, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Elle s’adapte aux véhicules thermiques, hybrides et électriques, légers ou lourds.
Les profils qui en tirent le plus de bénéfices au quotidien sont les collaborateurs itinérants et chefs d’entreprises (commerciaux, techniciens, livreurs) qui accumulent les dépenses de déplacement, les taxis, chauffeurs VTC qui accumulent facilement les kilomètres, les gestionnaires de flotte qui ont besoin de visibilité sur les consommations, et les services comptables qui traitent les notes de frais et la récupération de TVA.
La carte Fleet est accessible à partir de 1,25 euro par mois, sans engagement de durée et annulable à tout moment. Une fois la première carte activée, il est possible d’en commander d’autres directement depuis l’espace client, en fonction de l’évolution de la flotte.
Comment mettre en place la carte Fleet dans son entreprise ?
La souscription se fait en ligne sur le site de TotalEnergies Mobility Business, en cinq étapes : coordonnées, besoins, choix des cartes et badges, coordonnées bancaires, récapitulatif et signature. Pour les flottes de plus de 30 véhicules, un parcours dédié avec accompagnement personnalisé est proposé.
Les collaborateurs reçoivent chacun une carte sécurisée par code confidentiel. Ils l’utilisent en station-service, sur les bornes de recharge, chez les partenaires lavage, parking et entretien. L’application My Card leur permet de localiser le point de service le plus proche. Côté gestionnaire, le portail Mobility Business centralise le paramétrage et le suivi de l’ensemble des cartes.
Pour les entreprises qui préfèrent être accompagnées, le service client de TotalEnergies est basé en France et joignable par téléphone au 01 84 94 84 84.
Plus de notes de frais, plus d’avances : passez à la facture unique avec la carte Fleet.
FAQ : gestion des frais de déplacement professionnel
Qui peut souscrire à une carte Fleet ?
La carte carburant et de recharge électrique Fleet est accessible à toutes les entreprises disposant d’une flotte, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Elle s’adapte à tous types de véhicules (électriques, hybrides ou thermiques), légers ou lourds.
Comment utiliser la carte carburant et recharge électrique Fleet ?
La carte Fleet s’utilise en station TotalEnergies et chez ses partenaires, que ce soit pour un plein de carburant ou une recharge électrique. En caisse ou en borne automatique, il suffit d’insérer la carte et de valider avec un code confidentiel. Elle donne aussi accès à plus de 99 % du réseau de recharge en France et plus de 900 000 points de recharge en Europe.
Que puis-je régler avec ma carte Fleet ?
Carburant, recharge électrique, parkings, transactions en boutique et entretien du véhicule : la carte Fleet couvre de nombreux services selon les autorisations définies pour votre carte. Les pictogrammes au dos indiquent vos accès, et vous pouvez vérifier les options actives depuis l’application My Card.
La carte Fleet remplace-t-elle les notes de frais ?
Oui. L’entreprise est facturée directement pour toutes les transactions effectuées avec la carte Fleet. Le collaborateur n’a plus besoin d’avancer de frais ni de remplir de notes de frais. L’ensemble des dépenses est centralisé sur une facture unique.
Peut-on paramétrer des plafonds de dépenses par collaborateur ?
Oui. L’espace de gestion en ligne permet de configurer chaque carte individuellement : plafonds de dépenses, catégories d’achats autorisés, alertes en cas de dépassement. Le gestionnaire de flotte garde le contrôle sur l’ensemble des cartes.
Quel est le prix de la carte Fleet de TotalEnergies ?
La carte Fleet est proposée à partir de 1,25 euro par mois, sans engagement de durée. L’abonnement est annulable à tout moment.
